Was alles zum Besuchermanagement dazugehört
Vor einer Feierlichkeit, Party oder Großveranstaltung gilt es viel im Blick zu behalten. Das Drucken der Besuchereintrittskarten mit dem Kartendrucker die Übersicht über die zu erwartenden Besucherzahlen, letzte Raumprüfungen oder auch das Überprüfen der Angestellten und Mitarbeiter. Doch was sollte man genau bei einem guten Besuchermanagement beachten?
Eigentlich kann sich jedermann an einem Eventmanager orientieren. Egal, wie groß oder klein die Feier ist. Von einem erfahrenen und erprobten Veranstaltungsmanager kann man einiges lernen.
An erster Stelle steht hierbei das Ziel der Veranstaltung. Was soll mit einer Feier oder einem großen Kongress erreicht werden? Soll quasi Werbung gemacht werden? Soll das Miteinander der Angestellten gestärkt werden oder gibt es einen anderen Anlass? Hat man das Ziel festgelegt, sollte man die zu erwartenden Besucher zahlenmäßig überblicken. Darüber hinaus sollte man das zu erwartende Publikum genau unter die Lupe nehmen und alle Vorarbeiten auf die Besucher hin auszurichten. Hierbei sollten beispielsweise das Durchschnittsalter, der Social-Backround und viele weitere Dinge beachtet werden. Kennt man seine Gäste genau, kennt man auch ihre Erwartungen viel besser. Es erscheint logisch, dass beispielsweise junge Leute sich mit Stehtischen zufrieden geben, während ein älteres Publikum sich natürlich ausreichende Sitzplätze wünscht. Diese Gedanken kann man auch auf das Getränke- und Essensangebot ausweiten, da schließlich jede Generation und Gruppierung zumindest eine gewisse Schnittmenge an Vorlieben hat.
Hat man sich nun einen Überblick darüber verschafft, welche Gäste kommen und wie viele zu erwarten sind, gilt es die passende Unterkunft zu finden. Hierbei sollte man vor allem auch auf die Sicherheitsbestimmungen achten. Ämter und Vermieter legen zunehmend mehr Wert auf das Einhalten aller Sicherheitsstandards. Das Missachten solcher Bestimmungen kann mit empfindlichen Geldstrafen verbüßt werden.
Natürlich beziehen sich diese Vorgaben auf Großveranstaltungen. Doch auch im kleinen Kreis kann man sich am Veranstaltungsmanager orientieren. Besonders, wenn es um die Einordnung der Gäste geht und der Ausrichtung der gesamten Veranstaltung auf jene.
Besuchermanagement in Unternehmen
Das Besuchermanagement in einem Unternehmen systematisiert und organisiert den Umgang mit Besuchern. Ein computergesteuertes Besuchermanagment wird mit zunehmender Unternehmensgröße immer wichtiger, vor allem bei Unternehmen mit einem Pförtner, erhöhten Sicherheitsanforderungen und/oder vielen Meetings mit firmenfremden Teilnehmern. In einem Besuchermanagementsystem können Besucher jederzeit komfortabel von verschiedenen Mitarbeitern angemeldet werden. Der Pförtner bekommt die Anmeldung dann zeitgleich mit Eintragung im System angezeigt und kann direkt alle benötigten Informationen über den Gast mit einem Blick erfassen. Wenn dem Pförtner ein paar Basisinformationen über den Besucher zur Verfügung stehen, kann der Empfang viel persönlicher gestaltet werden. Zum Beispiel kann er den Gast mit vollem Namen und gegebenenfalls mit dem richtigen Titel ansprechen. Zudem weiß der Empfangsmitarbeiter wer den Gast eingeladen hat und kann den zuständigen Mitarbeiter direkt über dessen Ankunft informieren. Begrüßungen a la “Hallo Dr. Schmidt, Frau Müller erwartet Sie schon im Meetingraum 3. Ich begleite Sie gern dorthin…” sind mit einem Besuchermanagementsystem einfach umzusetzen. Ein solches System ermöglicht nicht nur eine freundliche und professionelle Empfangsabwicklung, sondern entlastet auch die Mitarbeiter, vor allem die am Empfang.
Die Sicherheit im Unternehmen ist ein weiterer wichtiger Faktor, der für ein professionelles Besuchermanagement spricht. Mit einem Besuchermanagementsystem können direkt an der Pforte Besucherausweise gedruckt und Zugangsrechte festgelegt werden. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn es in dem Gebäude ein Zutrittskontrollsystem mit Sicherheitstüren/-schranken gibt. Die Ausweise können zusätzlich mit Namen und Foto des Besuchers bedruckt werden. Offen getragen sind diese eine zusätzliche Sicherheitsvorkehrung für das Unternehmen. Außerdem werden die Besucher automatisch im System protokolliert, so dass die Besuchszeiten ehemaliger Gäste auch nachträglich eingesehen werden können. Für eine optimale Ressourcenplanung können die zur Verfügung stehenden (Meeting-)Räume zusätzlich mit dem Besuchermanagementsystem verwaltet werden.
Multitalent Plastikkarte
Die Plastikkarte – jeder kennt sie und hat wenigstens ein Exemplar davon im Portmonee. Beim genaueren Blick in den durchschnittlichen Geldbeutel wird schnell deutlich, wie vielseitig die kleine Karte einsetzbar ist: ob Bankkarte, Personalausweis oder Führerschein – sie alle bestehen im Grunde genommen aus einer einfachen Plastikkarte. Hinzu kommen – je nach Vielfalt der Interessen und der Bereitwilligkeit, sich unterschiedlichsten Clubs anzuschließen – Bonuskarten, Rabattkarten, Clubkarten, Fitnesstudioausweis, Mitarbeiterausweis, Studentenausweis, Kundenkarten, Kalenderkarten, Parkausweise, und und und… die Liste könnte noch ewig weiter geführt werden, denn heutzutage werden die kleinen Multitalente in den unterschiedlichsten Bereichen eingesetzt. Sogar Visitenkarten werden heutzutage nicht mehr nur auf die gute alte Pappe, sondern auch auf Kunststoffkarten gedruckt. Das macht nicht nur mehr her als die traditionelle Variante, sondern ist auch wesentlich langlebiger, denn die kleinen Plastikkarten sind extrem widerstandsfähig und robust. Zudem sind die Gestaltungsmöglichkeiten einfach unbegrenzt: man kann sie schlicht in schwarz-weiß gestalten, einfarbig halten oder mehrere Farben verwenden; man kann sie einseitig oder von beiden Seiten bedrucken, neben der Schrift auch Muster, Bilder oder Logos verwenden und sie zusätzlich noch durch die Integration von Magnetstreifen oder RFID-Chips sicherer und schwerer fälschbar machen. Mithilfe dieser Sicherheitselemente kann eine ganze Reihe von Daten gespeichert und der Besitzer somit problemlos identifiziert werden, was vor Diebstahl und Missbrauch schützen kann.
Die Plastikkarte ist einfach extrem vielseitig einsetzbar, sehr flexibel in der Nutzung und Gestaltung und passt – klein und handlich wie sie ist – in jedes Portmonee. Ein echtes Multitalent eben!